Når en medarbejder stopper, behøver du ikke at slette vedkommende i TwoWork - og vi anbefaler faktisk, at du lader være. I stedet kan du fjerne adgangen og samtidig beholde tidsregistreringsdataene, hvilket er præcis det, du vil have, hvis dataene senere skulle blive brug for.
Sletter du en medarbejder, forsvinder deres tidsregistreringsdata med dem. Beholder du kontoen - bare uden adgang - så:
Hvis en almindelig medarbejder stopper, sætter du kontoen til inaktiv. De mister adgangen til TwoWork, men deres data bliver liggende.
Så er det klaret - de kan ikke længere logge ind, og deres tidsregistreringer er fortsat tilgængelige for dig.
Kommer de tilbage senere? Gentag trinene og skift status tilbage til Aktiv. Alt, hvad de havde, er der stadig.
Hvis den, der er stoppet, var leder, driftsleder eller administrator, vil du måske sikre dig, at de ikke længere kan se alle medarbejderes tidsregistrering - ikke bare blokere deres login. I stedet for at slette kontoen kan du nedgradere deres tilladelser, så de kun kan se deres egen tidsregistrering.
Nu har kontoen kun adgang på medarbejderniveau. Du kan kombinere dette med at gøre kontoen inaktiv (se ovenfor), hvis de er stoppet helt og slet ikke skal have adgang.
Når du er sikker på, at dataene ikke længere er nødvendige - for eksempel efter en eventuel opbevaringsperiode, der gælder for jer - kan du slette kontoen. Indtil da er inaktiv det sikreste valg.
Er du i tvivl om, hvilken løsning der passer til din situation, så skriv til os på support@twowork.app - vi hjælper gerne.